Omnia Desk
Lo scorso 12 marzo 2019, è stato pubblicato l’obbligo di documentare l’orario di lavoro sul Bollettino Ufficiale dello Stato spagnolo previsto dal Regio Decreto Legge 8/2019, dell’8 marzo, in materia di misure urgenti a favore della tutela sociale e lotta alla precarietà lavorativa nella giornata di lavoro.

Una delle misure che ha suscitato maggior interesse è stata il summenzionato obbligo di registrazione dell’orario lavorativo previsto dal comma 9 dell'articolo 34 dello Statuto dei Lavoratori.

Nonostante il Regio Decreto Legge sia entrato in vigore il giorno successivo alla pubblicazione, detta misura sarà obbligatoria a decorrere dal 12 maggio 2019. Pertanto, fino a tale data, le aziende dispongono di un periodo transitorio per implementare i meccanismi ritenuti opportuni per provvedere alla registrazione dell’orario lavorativo.
 
In particolare, si stabiliscono i seguenti obblighi aziendali:
  • Garantire la registrazione giornaliera dell’orario lavorativo, che deve includere l'orario preciso di inizio e conclusione della giornata lavorativa di ogni dipendente, fatta salva la flessibilità oraria eventualmente stabilita, nonché, se del caso, le pause previste durante la giornata.
  • Conservare la documentazione relativa al conteggio orario per 4 anni, documentazione che dovrà rimanere a disposizione dei dipendenti, dei loro rappresentanti legali e dell'Ispettorato del lavoro e della previdenza sociale.
Per il rispetto di tali obblighi, il legislatore attribuisce al datore di lavoro la capacità di organizzare e documentare la registrazione dell’orario lavorativo in base alle condizioni e ai meccanismi stabiliti nel contratto collettivo o accordo d’impresa o, in mancanza di ciò, in base alla decisione del datore di lavoro previa consultazione con le rappresentanze legali dei lavoratori.
 
Inoltre, in forza dell’emendamento del comma 7 dell'articolo 34 dello Statuto dei Lavoratori, si prevede la possibilità che il Governo possa stabilire determinati requisiti addizionali per l’obbligo di registrazione dell’orario di lavoro per quei settori, posti di lavoro e categorie professionali che lo richiedano, tenendo conto delle loro peculiarità.
 
Infine, è stato inserito nel comma 5 dell'articolo 7 del testo consolidato della Legge sulle infrazioni e sanzioni dell'ordine sociale, che l’inosservanza delle norme e dei limiti legali o concordati in materia di registrazione dell’orario di lavoro costituirà un’infrazione grave, suscettibile di sanzione passibile di ammenda da Euro 626,00 ad Euro 6.250,00.
 
  1. Come implementare la registrazione oraria?
Nonostante la misura sia obbligatoria per tutte le aziende a decorrere dal 12 maggio 2019, senza distinzione per dimensioni, fatturato o settore, ciascuna delle aziende potrà stabilire il meccanismo idoneo per garantire il rispetto della nuova obbligazione legale.
 
In tal senso, sono validi tutti i meccanismi utili per la finalità indicata dal Regio Decreto Legge, ovvero tutti i meccanismi che consentano alle aziende di registrare l'orario esatto di inizio e conclusione della giornata lavorativa di ogni dipendente e conservare detta registrazione per 4 anni, in modo tale che durante suddetto periodo tali dati rimangano a disposizione degli stessi dipendenti, dei loro rappresentanti legali e dell'Ispettorato del lavoro. In ogni caso, la cosa più importante del sistema è poter provare, in caso d’ispezione, la giornata ordinaria effettivamente realizzata da ogni dipendente e, di conseguenza, gli eccessi orari della giornata lavorativa eventualmente esistenti. 
 
Pertanto, le aziende potranno applicare registrazioni manuali, quali la firma di tutti i dipendenti su un foglio di registrazione, o registrazioni digitali, come ad esempio la registrazione mediante una tessera, la registrazione basata sulla lettura dell'impronta digitale, applicazioni informatiche o mobili che consentano di emettere dei rapporti mensili in cui si indica in maniera dettagliata l’orario lavorativo effettivamente realizzato da ogni singolo lavoratore dipendente.
 
  1. Conseguenze in caso di inosservanza dell'obbligo di registrazione dell’orario lavorativo.
L’inosservanza degli obblighi relativi alla registrazione dell’orario lavorativo rappresenta la commissione di un’infrazione grave, passibile di ammende che possono oscillare da Euro 626,00 a un massimo di Euro 6.250,00.
 
Tuttavia, la trascendenza dell'inosservanza potrebbe comportare sanzioni addizionali significative, nel caso in cui si riscontri la realizzazione di ore straordinarie ed esista un versamento dei contributi inferiore al dovuto.  Inoltre, è evidente che qualora le autorità del lavoro riscontrino eventuali inosservanze, le aziende saranno tenute a implementare i sistemi di controllo della giornata e adottare meccanismi di flessibilità oraria e/o giornata nel caso in cui esistano eccessi di giornata di lavoro.
 
Raccomandiamo pertanto a tutte le aziende di verificare i propri meccanismi di registrazione della giornata lavorativa per verificarne l’adeguatezza rispetto alle esigenze legali, o se del caso, implementare detti sistemi considerata la più che probabile verifica che sarà portata a termine da parte dell'Ispettorato del lavoro e la previdenza sociale in materia.
Noi dell’équipe specializzata in diritto del lavoro di Bartolome & Briones, S.L.P. siamo a vostra disposizione per il chiarimento di eventuali dubbi in merito all’applicazione pratica della nuova normativa e per fornirvi le consulenze necessarie sull’implementazione dei meccanismi di controllo.

Paolo Ronco
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